Berikut ini langkah-langkah menggunakan sistem informasi pengelolaan sumber daya manusia berbasis Web yaitu Orange HRM untuk merekrut pegawai baru dan membuat suatu project perusahaan serta penugasan kepada karyawan perusahaan
Rekrut pegawai baru
Proses membuat lowongan pekerjaan pada OrangeHRM dimulai dengan mengakses fitur Admin -> Job, kemudian isi informasi yang diperlukan seperti nama jabatan, deskripsi, serta spesifikasi jabatan yang akan dibuka lowongannya. Pada implementasinya, saya menambahkan jabatan Staff Keuangan untuk dibuka lowongan pekerjannya. Setelah data jabatan tersimpan, beralih ke fitur Recruitment -> Vacancies untuk membuat lowongan pekerjaan sesuai dengan jabatan yang ditambahkan sebelumnya. Dalam membuat lowongan pekerjaan, isi infomasi yang diperlukan seperti nama jabatan, manajer yang merekrut, serta deskripsi singkat pekerjaan. Lowongan pekerjaan yang telah tersimpan akan langsung tampil pada halaman website OrangeHRM seperti pada gambar berikut ini:
Setelah lowongan pekerjaan dipublikasikan, maka pelamar dapat mengajukan lamaran pekerjaan dengan apply CV kepada perusahaan melalui OrangeHRM. Pada halaman website yang menampilkan informasi lowongan pekerjaan perusahaan, tertera button apply yang difungsikan untuk para pelamar mengajukan lamarannya. Proses apply dimulai dengan menekan button Apply, kemudian akan tampil sebuah halaman yang meminta pelamar untuk mengisi data-data dan dokumen yang diperlukan oleh perusahaan. Data atau informasi yang tertera pada halaman tersebut meliputi nama pelamar, email, kontak, resume, dan catatan bila diperlukan. Jika pelamar telah melengkapi data-datanya, pelamar dapat langsung menekan button Submit dan lamaran tersebut akan langsung masuk kedalam sistem OrangeHRM secara otomatis.
Manajer administrasi & keuangan merupakan atasan langsung dari bagian keuangan yang telah dibuka lowongannya dan terisi oleh pelamar. Manajer adm&keu dapat melihat lamaran yang masuk kedalam sistem dengan mengakses fitur Recruitment -> Candidates pada OrangeHRM. setelah melihat lamaran yang masuk, manajer adm&keu memproses lamaran tersebut dengan mengubah status lamaran menjadi Shortlisted jika lulus seleksi berkas dan lanjut ke tahap interview. Setelah perubahan status lamaran, admin yang mengelola sistem OrangeHRM dapat melihat perubahan status tersebut dan mengatur jadwal interview yang akan dilakukan oleh pelamar. Admin mengatur hari dan jam interview serta menetapkan manajer adm&keu sebagai pewawancara dalam tahap interview tersebut. Manajer adm&keu dapat melihat jadwal interview yang telah ditetapkan, kemudian melaksanakan interview bersama pelamar. Setelah interview dilaksanan, manajer adm&keu merubah status pelamar sesuai dengan hasil interview. Jika pelamar lulus interview, maka tahap selanjutnya adalah penandatangan kontrak yang diatur oleh admin perusahaan. Jika pelamar setuju dan menandatangi kontrak, maka pelamar dinyatakan diterima sebagai staff keuangan di perusahaan dan admin perusahaan dapat merubah status pelamar menjadi karyawan. Dengan begitu, pelamar otomatis akan tertera namanya pada daftar karyawan perusahaan yang dapat dilihat melalui fitur PIM -> Employee List. Admin pengelola OrangeHRM dapat memberi akses kepada pelamar yang telah menjadi karyawan baru perusahaan.
Membuat suatu project perusahaan serta penugasan kepada karyawan perusahaan
Salah satu manfaat modul Time di Orange HRM adalah untuk membuat suatu project perusahaan serta penugasan kepada karyawan perusahaan. Berikut adalah contoh pembuatan project perusahaan beserta penugasan dalam project tersebut:
a. Pada contoh kali ini, akan dibuat suatu project pelatihan creative marketing untuk bagian internal pemasaran pada perusahaan. Manajer yang bertugas untuk mengawasi jalannya pelatihan adalah Manajer Pemasaran yang bernama Iqlima Nurfauziah.
b. Pelatihan diikuti oleh staff pemasaran selama 2 hari dengan kegiatan pelatihan berupa pengelolaan konten dan interaksi pada media social perusahaan. Setelah pelatihan selesai dilaksanakan, manajer pemasaran memberikan tugas kepada staff pemasaran yang bernama Aqmar Randika untuk membuat laporan hasil pelatihan creative marketing. Setelah mendapatkan tugas tersebut, aqmar membuat laporan pelatihan melalui fitur Timesheets -> My Timesheets pada OrangeHRM. Aqmar membuat laporan dengan mengisi informasi yang dibutuhkan seperti nama project yaitu pelatihan creative marketing, nama kegiatan pelatihan yaitu pengelolaan website dan interaksi media social, serta durasi kegiatan yaitu 3 jam setiap harinya.
c. Setelah laporan disubmit, manajer pemasaran memeriksa laporan tersebut pada fitur Timesheets -> Employee Timesheets. Sebagai manajer pemasaran, iqlima membutuhkan informasi secara detail terkait pelatihan yang diikuti oleh staffnya. Pada laporan aqmar, tidak ditemui catatan kegiatan secara detail dan rinci. Oleh karena itu, manajer pemasaran menolak laporan aqmar dan meminta aqmar untuk memperbaiki laporannya
d. Aqmar sebagai staff pemasaran memeriksa status laporan yang telah ia submit. Setelah mengetahui bahwa laporannya kurang lengkap, aqmar memperbaikinya dengan menambahkan catatan kegiatan pelatihan secara detail dan rinci kemudian laporan di submit kembali.
e. Manajer pemasaran kembali memeriksa hasil perbaikan laporan aqmar. Setelah dilihat, kebutuhan informasi mengenai kegiatan pelatihan telah tertera pada laporan dan manajer pemasaran menerima laporan hasil pelatihan aqmar.
